第一章 总 则
第一条 为加强学校学生档案管理工作，促进学生档案管理工作的规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、《四川省普通高等学校学生档案管理办法（试行）》（川教〔2007〕26号）、《四川省<高等学校档案管理办法>实施细则（试行）》（川教〔2017〕11号）和《成都工业学院档案管理办法》（成工院〔2017〕24号）等有关法律、法规和文件精神，结合学校实际，制定本实施细则。
第二条 本细则所称的学生档案，是指学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济等方面状况的个人档案材料。学生档案管理是指学校对学生档案材料的收集、整理、归档、保管、利用、转递等相关工作。
第三条 学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是国家和社会选拔录用人才的重要参考依据，学生档案工作是学校档案工作的重要组成部分，学校对学生档案实行集中统一管理，学生档案材料形成单位和个人不得长期积压留存，不得私自保存，应按规定及时向学校档案馆移交，确保学生档案的完整、准确、系统、安全和便于利用。
第二章 管理体制与职责
第四条 档案馆是学校学生档案管理工作组织与协调的职能部门，同时负责学校招收的全日制普通高等教育学生档案的接收、整理、保管、利用和转递工作。
第五条 继续教育学院负责招收的非全日制普通高等教育学生档案的管理，业务上接受学校档案馆的指导。有关统计表、招生名册按年度向学校档案馆移交。
第六条 招生就业处、教务处、学生工作部（处）、各院系是学生档案材料形成单位，须确定一名部门（单位）领导为本部门（单位）学生档案工作分管领导，确定学生档案专职或兼职（若干）管理人员负责本部门（单位）学生档案材料的收集、整理和移交工作。
第七条 档案馆工作职责
（一）接收、鉴别和整理学生档案材料；
（二）办理学生档案的查阅、借阅；
（三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；
（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；
（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；
（六）办理其它有关学生档案事项。
第八条 学生档案材料形成单位工作职责
（一）招生就业处负责协调学校招收的新生档案的统一接收、汇总、整理。负责向档案馆提供毕业生派遣的档案投递详细信息；
（二）教务处、学生工作部（处）、各院系负责学生在校期间形成的档案材料的收集、整理和向学校档案馆移交工作。
第三章 学生档案归档范围及分类
第九条 归档的学生档案，必须真实地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关情况，对单位及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。
第十条 学生档案的归档范围及其分类
第一类 学生登记表、毕业生登记表、全国普通高等学校毕业生就业通知书；
第二类 鉴定、考核、考察材料；
第三类 学生成绩卡（表）、授予学位决定、学籍异动材料；
第四类 加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料；
第五类 奖励材料（含三好学生、优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等登记表）；
第六类 处分材料（包括个人检查、调查报告、校级处分决定或免于、撤销处分的意见等）；
第七类 出国留学材料；
第八类 学生入学及毕业体检表，大学生体质健康标准登记卡片或免于执行体质健康标准申请表；
第九类 有工作经历的个人人事档案材料；
第十类 其它可供学校及社会录用人才时参考的材料。
第四章 学生档案的收集与管理
第十一条 学生档案材料形成部门（单位）要重视学生档案的日常收集、积累工作，要将真实反映学生德、智、体方面的材料及时收集归档。
第十二条 学生档案管理人员要将收集的材料，认真鉴别，属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚，并经组织审查盖章后方能归档。
第十三条 不属于规定归档的材料，经过鉴别，可视情况分别处理，凡不应归档的退还形成材料的部门（单位）处理。
第十四条 接收的归档材料，档案馆要按归档内容分类整理、入库保管。
第十五条 新生档案的收集与归档
（一）直接寄到学校的新生档案，由招生就业处统一接收、汇总、整理后移交到新生对应的院系；新生自带的学生档案，报到时由院系辅导员接收；
（二）院系辅导员负责学生档案的汇总，整理，登记造册，更换学生档案袋，按专业、学号排序，于新生入学年的10月底前向档案馆移交，并办理移交手续。
第十六条 档案材料的质量要求
（一）学生档案材料，不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝墨水和复写纸书写；
（二）学生档案信息记载要准确、规范。学生及学校在填写学生履历等表格时，学生姓名书写要准确，不能写同音字，曾用名要书写，个人不能随意改名。要求身份证、毕业证、学位证、毕业生就业报到证、学籍卡上的姓名应一致，各种表格上的姓名、出生年月日应一致。反映声像特征的照片要求是近照。反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。
第十七条 因病休学学生的档案应作非在校生档案妥善保存，复学后，档案馆应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。
第十八条 留级学生的档案，每学年在接到教务处通知后，档案馆要及时将其档案转到所留班级并在班级名册填上该学生名字，将原班级的名字注销并注明原因。
第十九条 退学学生的档案，按有关规定，档案馆应及时将其档案转回户口所在地人事部门保管。
第二十条 学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校档案馆保管。刑满释放、解除劳教或重新就业的，档案按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。
第二十一条 学生出国不归、失踪、逃亡，其档案由档案馆保管。
第二十二条 西部志愿者、“三支一扶”、 参军、留学的毕业生，可申请个人档案暂留。档案暂留手续办理截止时间为毕业生档案寄送前，逾期不再受理。
第五章 档案的保管与保护
第二十三条 依据安全保密和便于查找的原则，档案馆对学生档案进行严密、科学的保管。
（一）学生档案要有专门的库房，要用铁皮档案柜存放，要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施。上述安全设施应该经常检查；
（二）要保持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度（温度要控制在摄氏14度-24度，相对湿度45%-65%）；
（三）保管学生档案应建立登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。
第二十四条 档案馆要不断研究和改进学生档案管理方法和保护技术，逐步实现科学化、标准化和现代化管理。
第六章 档案利用
第二十五条 因工作需要查阅和借阅学生档案，须遵守下列规定：
（一）校内人员查阅学生档案，需在协同办公系统上提交《学生档案查阅申请》，完善相关审批手续后到档案馆查阅；
（二）校外单位查阅学生档案，须持有所在单位介绍信，说明查阅事由，经档案馆负责人批准后方可查阅；
（三）档案馆要根据规定和需要提供服务利用；
（四）学生档案一般不外借，必须外借时，须说明理由，
并填写《档案借出登记表》，经档案馆领导签字批准后，方可出馆。借出的档案须按期归还，不得转借他人，若出现此类情况，按有关规定处理；
（五）学生本人原则上不能查阅自己的档案材料。如确需
查阅本人档案中的相关材料，须由学生提出书面申请，经所在院系分管学生档案工作的领导签字批准后，由辅导员持申请到档案馆查阅；
（六）查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严格
实行查阅登记制度，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按有关规定处理。
第七章 档案转递
第二十六条 学生毕业后，档案转递工作由档案馆负责，招生就业处、教务处、学生工作部（处）、二级院系协同档案馆完成毕业生档案转递工作。
第二十七条 本科毕业生考取外校研究生，教务处要及时将录取名单送交档案馆，档案馆根据录取名单及时将其档案寄送到录取院校。
第二十八条 毕业生档案转递前的工作程序
（一）招生就业处在每年的6月初向档案馆送交毕业生派遣的档案投递详细信息（纸质材料和电子文档），并在档案寄送之前将毕业生改派动态信息通知档案馆；
（二）在毕业生派遣前，各院系辅导员需协助学生档案材料产生部门（单位）将毕业生档案材料装入学生档案袋中（含在校期间没有及时归档的材料）；
（三）档案馆对每位毕业生档案材料进行认真核查，填写“学生档案转递通知单”。
第二十九条 转递学生档案应遵守下列规定：
（一）学生档案通过“邮政EMS标准快递”转递，学生本人不能自带；
（二） 转出的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的
整理装订，严密包封，不得扣留材料或分批转出；
（三） 转出的学生档案，须按照“学生档案转递通知单”
的项目详细填写，及时收回回执，回执逾期未退回者，档案馆应及时联系，以防档案丢失；
（四）学生离校三个月内，应主动查询自己的档案是否到达“就业报到证”上的单位，也可联系档案馆协助查询。
第八章 考核、奖励与处罚
第三十条 学校建立学生档案管理检查、考核制度，将学生档案管理工作纳入部门（单位）考核工作之中。
第三十一条 对于利用学生档案材料营私舞弊，视其情节轻重，予以严肃处理；违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
第九章 附 则
第三十二条 本办法适用于学校招收的全日制普通高等教育学生档案管理，学校招收的其它教育学历的学生档案管理可参照本办法执行。
第三十三条 本实施细则自发文之日起施行。
第三十四条 本实施细则由学校档案馆负责解释。
